第47章 会议筹备

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讲话稿获得赵建国主任的高度认可，如同一剂强心针，让唐建科连续几天都沉浸在一种难以言喻的振奋之中。走在县委办的走廊里，他感觉腰板更直了，步伐也更坚定了。同事们投来的目光中，除了以往的客气，更多了几分真切的敬佩和不易察觉的结交之意。就连其他科室一些资历较老的同志，见面时也会主动笑着点头，甚至开上一两句“大笔杆子，最近又有什么大作啊”之类的玩笑。 这种环境的变化是微妙的，却又是实实在在的。唐建科深知，这一切都源于赵主任的肯定和自己拿出的那份过硬的材料。他告诫自己，绝不能因此有丝毫的骄傲自满，必须更加谦逊、更加努力，才能对得起这份信任，才能在这条路上走得更稳、更远。 他也确实是这样做的。接下来的几天，他处理日常文稿更加精益求精，对待同事们的请教和协作需求也更加耐心热情。他像一块贪婪的海绵，继续吸收着机关工作的点点滴滴，观察着赵主任如何处理各类事务，学习着其他老同事的工作方法。 就在他以为接下来一段时间将继续以文稿工作为主时，新的挑战，以一种他预料之外的方式，悄然而至。 这天上午，唐建科刚将一份校对付印好的文件分类归档，内线电话就响了。是赵建国主任直接打来的。 “小唐，手头的事先放一放，过来一下。” “好的主任，马上到。”唐建科放下电话，心中微微一动。赵主任很少直接打电话到他座位上，通常都是通过孙秘书传达。这次亲自来电，想必是有比较重要或紧急的事情。 他迅速整理了一下，再次走向那间熟悉的办公室。与上次呈送讲话稿时的志忑不安不同，这一次，他的心情虽然依旧重视，但更多了几分沉稳和底气。 “主任，您找我”唐建科推门进去，恭敬地站在办公桌前。 赵建国正在一份文件上签批意见，头也没抬，直接说道：“嗯。有个事交给你去办一下。” 他言简意赅：“关于落实上次经济工作会议精神，推动几个重点项目前期工作，需要国土、规划、住建、发改、还有涉及到的两个乡镇的主要负责人，一起开个协调会。时间初步定在后天下午两点半。你负责把这个会的会务工作统筹起来，确保会议顺利召开。” 唐建科心中先是一凛，随即涌起一股热流。独立负责一个跨部门协调会的会务统筹！这不同于之前参与会务准备，那是打下手，听安排。现在是让他来“负责统筹”，这意味着从会议通知的拟写和发出，到会议室的预订和布置，再到会议材料的准备、席卡摆放、会议记录乃至会后纪要的起草，整个流程都需要他来牵头和把关。 这是赵建国对他能力的又一次重要考验，也是将他推向更全面锻炼的关键一步。从“幕后”的文字工作，开始走向“台前”的事务协调。 “请主任放心，我一定认真准备，确保会议顺利。”唐建科没有任何犹豫，立刻斩钉截铁地应承下来。他知道，这个时候，态度必须明确，不能有丝毫畏难情绪。 赵建国这时才抬起头，看了他一眼，目光中带着审视，也带着一丝鼓励：“参会部门不少，涉及的事情也比较具体，可能会有不同意见。会务是基础，但也很关键，细节决定成败。有什么不清楚的，多问问孙秘书，或者直接来找我。” “明白，主任。我会注意细节，遇到问题及时请示。”唐建科认真记下。 “好，去忙吧。会议通知抓紧发出去。”赵建国挥了挥手，重新埋首于文件之中。 退出主任办公室，唐建科感觉肩头多了一副沉甸甸的担子，但更多的是一种被信任的使命感。他没有立刻回座位，而是先去找了孙秘书。 孙秘书似乎早已知道此事，笑着对唐建科说：“小唐，主任交代了，这次会议的会务由你主要负责，我给你当后勤部长，需要协调用车、物品领取什么的，随时找我。” 唐建科连忙表示感谢：“孙秘书您太客气了，我年轻没经验，很多地方还得靠您多指点。您看这会议通知，有没有固定的模板或者需要特别注意的地方” 孙秘书很痛快，从电脑里调出以往类似会议的通知模板，又仔细叮嘱了通知中必须包含的要素：会议标题、时间、地点、主持人、参会人员（单位及职务要求）、主要议题、注意事项（如要求带相关材料）等，特别强调了发送范围要全，不能有遗漏，并且最好电话再确认一遍。 唐建科一一记在心里，回到座位后，立刻参照模板，结合本次会议的具体要求，开始草拟会议通知。他写得非常仔细，措辞严谨，确保没有歧义。写完后又反复检查了两遍，这才打印出来，拿去请赵建国主任过目签发。 赵建国浏览得很快，只是在“主持人”一项后面，亲自加上了“（县府办相关领导）”的字样，显然是为了体现县府那边协同工作的姿态。然后便签了字。 拿到签批件，唐建科立刻着手下一步：通过oa系统发送正式通知，并按照孙秘书的提醒，开始逐个给各参会单位的办公室打电话确认。 “您好，是县国土局办公室吗我是县委办综合科唐建科，关于后天下午两点半那个重点项目协调会的通知已经oa发过去了，请问收到了吗好的，请务必通知贵单位主要负责同志准时参会……” 一个个电话打过去，大部分单位都很配合，表示已收到通知，会准时参会。唐建科一边打电话，一边在笔记本上记录确认情况，一切似乎都进展顺利。 前期工作顺畅，让他稍稍松了口气。接下来，就是预订会议室了。县委大楼有几个大小不等的会议室，像这种涉及多个重要部门一把手的协调会，规格不低，需要预订那个中型的第三会议室。 他看了看时间，还不到十一点，应该没问题。他拿起内线电话，拨通了负责会议室管理的行政科。 “喂，您好，行政科吗我是综合科唐建科。想预订后天下午两点半开始的第三会议室，大概需要两个半小时。” 电话那头是个年轻女同志的声音，听起来很客气：“好的，唐科长您稍等，我查一下登记簿……” 一阵翻动纸张的窸窣声后，女同志的声音再次响起，带着一丝歉意：“哎呀，唐科长，不好意思，第三会议室后天下午已经被预订了。” 唐建科心里“咯噔”一下，但还算镇定，中型会议室不止一个，他接着问：“那第二会议室或者第一会议室呢哪个空着” “我看看……第二会议室后天下午也有活动，是组织部的一个座谈会。第一会议室……哦，第一会议室倒是空着，但是……”女同志的语气有些犹豫。 “但是什么”唐建科追问。 “唐科长，第一会议室是常委会议室，平时使用有规定，一般需要主要领导批准才行。您这个会议……主持人是谁”女同志委婉地提醒道。 唐建科立刻明白了。第一会议室规格太高，他这次会议虽然是赵建国主任交办，但主持人写的是“县府办相关领导”，级别和议题重要性，显然还不够格动用常委会议室。硬要去申请，不仅不合规矩，还会给人留下不懂事、乱用资源的印象。 “哦，是这样，那肯定不合适。”唐建科立刻说道，眉头微微皱了起来，“除了这三个，还有其他合适的会议室吗小一点的也行，只要够坐十来个人就行。”他记得还有几个小会议室。 女同志又查了一下，回答道：“小会议室倒是有空的，第四、第五会议室后天下午都没人订。但是……唐科长，第四会议室空调前几天坏了，报修了还没来修，第五会议室的投影仪效果不太好，时灵时不灵的。您看……” 唐建科的心沉了下去。中型会议室被订满，唯一空着的小会议室要么环境不佳，要么设备有问题。这种跨部门的重要协调会，让各局办的一把手挤在狭小或者闷热、设备还不可靠的会议室里，像什么话会议的效果肯定会大打折扣，甚至可能引来参会人员的不满，觉得县委办组织不力。 他握着话筒，一时陷入了沉默。这是他独立负责会务遇到的第一个实实在在的难题，而且出现在看似最简单的“订场地”环节。他原本以为这只是个程序性的事情，打个电话就能解决，没想到却卡在了这里。 “唐科长您看……”电话那头的女同志见他半天没说话，小心地询问道。 唐建科迅速冷静下来。着急和抱怨解决不了任何问题。他必须想办法。 “这样吧，”他对着话筒说，语气尽量保持平稳，“麻烦你先别挂电话，我再确认一下。谢谢你了。” 他没有立刻挂断，而是用手捂住了话筒下端，大脑飞速运转。 直接向赵建国主任汇报场地问题不行！这是自己职责范围内应该解决的问题，如果连个会议室都搞不定，都要去麻烦领导，那领导交代这个任务给自己还有什么意义只会让领导觉得自己缺乏独立处理事务的能力。 去找行政科的领导协调看看能不能让已经预订了第三会议室的部门换个地方这个念头刚一冒出来，就被他否定了。县委办各个科室之间虽有协作，但也有各自的计划和规矩。自己一个综合科的新人，凭什么让人家已经订好会议室的部门让步除非有更高级别的领导发话，否则很容易引发矛盾，也显得自己不会办事。 那么，剩下的选项似乎就只有那两个有缺陷的小会议室了。选择空调坏了的第四会议室后天下午的会议，万一修不好，让一群领导汗流浃背地开会，简直是灾难。选择投影仪时好时坏的第五会议室万一领导需要看资料的时候投影仪罢工，同样会严重影响会议进程。 两个选项，都充满了不确定性，风险太高。 难道就没有别的办法了吗唐建科的眉头紧锁，手指无意识地在桌面上轻轻敲击着。他再次回想行政科那位女同志的话：“第三会议室后天下午已经被预订了。” 被谁预订了预订的具体时间段是什么有没有可能错开时间或者，对方预订的用途，是否有可能协商 想到这里，他心中一动，似乎抓住了一丝可能。他重新拿起话筒，对还在等待的行政科女同志说道：“不好意思，让你久等了。能麻烦你帮我查一下，预订了后天下午第三会议室的，是哪个部门吗他们会议大概需要多长时间” 这是解决问题的关键第一步：弄清情况，寻找可能的突破口。第一次独立负责会议筹备，唐建科遇到了意料之外的“拦路虎”，而考验他协调能力和应变能力的时刻，也正式到来了。